COME SCRIVERE MAIL EFFICACI

  • 5 febbraio 2013 /

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Parliamoci chiaro: conosco uomini d’affari straordinari che non sanno scrivere. Può succedere. Alcuni sanno comunicare ma non sanno scrivere. Allora si affidano a qualcuno che lo faccia per loro.

Io scrivo i testi, loro li firmano e possibilmente li pagano. E’ un servizio semplice. Una scelta. Oppure si puo’ decidere di imparare ma a certi livelli non conviene. Una volta uno di questi “uomini d’affari” o “uomini business” mi ha detto: ” Se all’epoca avessi studiato, ora non avrei bisogno dei tuoi servizi, non avrei fatto la tua conoscenza ed avrei perduto molto…”. Vedete, sono abili comunicatori…

Ma non è questo il punto.

Quando arriva una mail guardiamo due cose: il mittente e l’oggetto… dopo pochi secondi o cestiniamo, (archiviamo) oppure leggiamo… bastano pochi secondi ancora per capire se stiamo leggendo qualcosa di interessante oppure la solita mail che tenta di venderci qualcosa… ma a dire il vero tutte le mail che riceviamo tentano di venderci qualcosa…

Per scrivere mail efficaci, l’oggetto del testo, che è un vero e proprio titolo di presentazione, deve riuscire a compiere diverse cose: innanzitutto deve sintetizzare adeguatamente il contenuto cogliendone il succo in modo chiaro e rilevante, in secondo luogo deve incuriosire ma senza ingannare, infine deve dare la misura dell’importanza del messaggio. Cosa importante, deve portare a compiere l’azione.

Mail efficaci: scrivere per essere letti

Per scrivere mail efficaci è necessario focalizzarsi con attenzione al corpo del testo. Quest’ultimo, per essere elaborato al meglio dal nostro cervello, dovrebbe seguire una regola fondamentale che è quella di essere suddiviso in piccoli paragrafi separati da un’interlinea in bianco: questa modalità ha la funzione sia di facilitare l’occhio nella ricerca dell’inizio dei paragrafi sia di suddividere il messaggio in unità di pensiero di poche righe. Per scrivere mail efficaci il paragrafo ideale dovrebbe essere costituito da tre a dieci righe e contenere due o tre frasi. Inoltre il contenuto del messaggio andrebbe strutturato il più sinteticamente possibile in tre parti: premessaargomentazioneconclusione, oppure direttamente sintesiapprofondimentoconclusione. L’attacco della mail deve puntare subito al centro del bersaglio e, anche se è prevista una breve premessa, per scrivere mail efficaci dovrebbero essere evitati giri di parole o troppi preamboli che servirebbero solo a distrarre il veloce lettore. Se la mail tende ad essere necessariamente lunga, sarebbe funzionale in fase di conclusione riepilogare in sintesi.

Ma la cosa davvero essenziale è il messaggio: dobbiamo dire “cose” intelligenti, vere, sincere e considerare il punto di vista del destinatario (lettore). Avere dei “punti in comune” e “pensarla allo stesso modo” con il “lettore”, farà di egli un cliente, ma non un “cliente qualunque”: il nostro migliore cliente!

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